Первичный учет товарно материальных ценностей в аптеке

Оглавление:

Бухгалтерия и финансы


Если аптека осуществляет лабораторные и фасовочные работы с закупленным лекарственным сырьем, то ведется журнал лабораторных и фасовочных работ (форма № А-2.7), который используется для учета и контроля за выполнением данных работ, принятием к учету или списанием сумм по разницам в стоимости сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них и т. д. Для составления отчета сотрудника аптеки, ответственного за прием лекарственных средств, заполняется журнал регистрации счетов поступления товаров по группам (форма № А-1.8).

Для осуществления контроля за реализацией лекарственных средств по срокам их годности оформляется стеллажная карточка по форме № А-1.9.

Данные по наркотическим лекарственным средствам, психотропным, сильнодействующим и ядовитым веществам, этиловому спирту дополнительно отражаются в книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, по форме № А-2.3.

Если лекарственные средства реализуются оптом, то аптечное учреждение ведет журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями по форме № А-2.19. При продаже лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям, другим аптечным организациям, а также при внутриаптечной передаче аптекой выписывается требование-накладная по форме № А-2.20.

При отпуске лекарственных средств разовым покупателям и юридическим лицам выписывается счет по форме № А-2.21 в четырех экземплярах: два передаются покупателю для оплаты; один прилагается к месячному отчету; один служит для оформления отпуска лекарственных средств. Если аптечное учреждение реализует лекарственные средства оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, то составляется реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов) по форме № А-2.22.

Бухгалтерия аптечного учреждения ежемесячно для сверки расчетов составляет оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме № А-2.23. При реализации лекарственных средств по бесплатным и льготным рецептам составляется сводный реестр рецептов на бесплатный и льготный отпуск (форма № А-2.5).

Учет поступления товаров в аптечную организацию.

Председатель ЦМС____________________________О.В.Ледянкина, к.фарм.н. СОДЕРЖАНИЕ 1. Введение 2. Тема 1.

Учет движения товаров в аптечных организациях 3. Вопросы для самоконтроля 4. Тестовые задания 5.

Тема 2. Учет движения денежных средств 6. Вопросы для самоконтроля 7. Тестовые задания 8. Тема 3. Составление товарных отчетов 9. Вопросы для самоконтроля 10. Тестовые задания 11. Тема 4.Инвентаризация товарно – материальных ценностей 12. Вопросы для самоконтроля 13. Тестовые задания 14. Список литературы Введение Одна из основных функций фармацевтической организации — торговая, т.

е. основная цель коммерческой организации – это получение прибыли при соблюдении правил торговли и прав потребителей.

Важное место в деятельности аптечных организаций занимает бухгалтерский учет. Его ведут организации всех форм собственности. Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель, а ответственность за оформление первичных документов несет непосредственный исполнитель.

Основные учетные группы – это денежные средства и товарно – материальные ценности. В пособии приведены правила оформления первичных документов по учету этих групп ценностей.

Цель работы — помощь студентам в изучении тем «Учет поступления товаров в аптеку», «Учет движения денежных средств», «Составление товарных отчетов», «Инвентаризация товарно – материальных ценностей» раздела 03.01.01. «Организация и экономика фармации» МДК 03.01.

Организация деятельности аптеки и её структурных подразделений ПМ. 03

«Организация деятельности структурных подразделений аптеки и руководство аптечной организацией при отсутствии специалиста с высшим образованием»

.

Задачи работы: — научить студентов работать самостоятельно с нормативными актами, — решать профессиональные задачи — решать ситуационные задачи — отвечать на тестовые задания с учетом изученного материала.

Учет движения товарно-материальных ценностей.

Тема 1. Учет движения товаров в аптечных организациях.

Методики оценки товарных запасов.

Отчетные формы состоят из двух частей: адресной и предметной.

В адресной части товарного отчета указываются: · наименование предприятия и структурной единицы (отдел); · фамилия и инициалы материально-ответственного лица; · номер отчета; · период, за который составляется товарный отчет. Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса: Он + П = Р + Ок, где Он — остаток товаров на начало отчетного периода; П — по­ступление товаров за отчетный период; Р — расход товаров за от­четный период; Ок — остаток товаров на конец отчетного периода.

Учет реализованного товара подразделяется на учет готовых лекарственных средств и учет лекарственных средств индивидуального изготовления.

Кроме того, выделяют учет этилового спирта и учет лекарств, отпущенных бесплатно или на льготных условиях. А) Учет готовых лекарственных средств.

За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают оригинальную единичную упаковку (заводскую, фабричную и т.д.) в готовом для отпуска населению виде (конвалюта, флакон, лента, банка, пакет, ампула, несколько ампул в упаковке и др.). Учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении: 1) по кассовым контрольным лентам (на основании Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением); 2) по требованиям-накладным лечебно-профилактических учреждений, по выписанным покупателям счетам; 3) по счетам мелкорозничной сети при безналичном расчете. Б) Учет лекарственных средств индивидуального изготовления.

За одно лекарственное средство индивидуального изготовления принимается лекарство в единичной упаковке, изготовленное по одной прописи рецепта или требования, полностью оформленное в соответствии с установленными правилами нормативных документов МЗ РФ по оформлению лекарственных средств. Учет индивидуальных лекарственных средств ведется путем регистрации заказанных лекарственных средств по квитанциям или в Рецептурном журнале за соответствующий период.

Справочник Бухгалтера

Первый экземпляр С-Ф остается в бухгалтерии фирмы и регистрируется в “Книге продаж”.

Второй экземпляр передается в аптеку и регистрируется в “Книге покупок”. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью предприятия.

Регистрация С-Ф производится в строго хронологическом порядке.

С-Ф предусмотрена для оплаты стоимости товара, а также для контроля за правильностью отчисления налога на добавленную стоимость (НДС).

Оплата стоимости товаров может быть за наличный расчёт ( правила определяются Порядком ведения кассовых операций в РФ от 22.09.93 и др. документами, а также предельными суммами расчётов наличными с юридическими лицами).

Чаще используются безналичные расчёты, условия их применения регламентируются Положением о безналичных расчётах в РФ, утверждённом ЦБ РФ 12.04.01 № 2П. В ООО «Витамакс НН» учет товара автоматизирован с помощью программы «1С: Предприятие». С помощью данной программы вводится приход товара, создаются ценники, этикетки, отчеты.

Нормативно-правовое обеспечение деятельности фармацевтических организаций в свете существующих документов в настоящее время — вопрос как никогда актуальный и злободневный. Кроме своей основной фармацевтической структуры, фармацевтические организации должны выстроить и другие стороны деятельности, не менее значимые для успешной работы предприятия: административную, финансово-хозяйственную, торговую, кадрового делопроизводства, уплаты налогов, содержания автотранспорта и прочие, которые определены Уставом.

В конечном счете деятельность фармацевтической организации, прямо или косвенно, регулируется более чем 1500 нормативными правовыми документами. Если остановиться на нормировании основной нашей функции — фармацевтической деятельности, то она регулируется более чем 800 нормативно-правовыми документами, в которых можно встретить немало противоречий и разночтений.

На рабочем месте фармацевтического работника должна находится вся справочная литература и нормативно-правовые акты, которыми он руководствуется в своей работе.

Документальное оформление приемки материально-производственных запасов от поставщиков

Готовая продукция — часть МПЗ, предназначенных для прода­жи (конечный результат производственного цикла, активы, за­конченные обработкой (комплектацией), технические и качествен­ные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов в случаях, установленных законо­дательством). Товары — часть МПЗ, приобретенных или полученных от дру­гих юридических или физических лиц и предназначенных для про­дажи.

Необходимыми предпосылками должного учета и действен­ного контроля за сохранностью МПЗ являются: наличие должным образом оборудованных складских помеще­ний и материальных комнат; размещение запасов в соответствии с требованиями, предъяв­ляемыми к их хранению; установление порядка нормирования расхода отдельных групп запасов; определение круга лиц, ответственных за приемку, хранение и отпуск МПЗ, а также за правильное и своевременное докумен­тальное оформление этих операций; заключение с этими лицами в установленном порядке договоров о материальной ответствен­ности; наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных до­кументов, утверждаемого руководителем организации по согла­сованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)). Основными хозяйственными процессами, касающимися МПЗ, являются процессы снабжения и расхода.

Процесс снабжения. Подразумевает изучение спроса на товары и материалы, определение потребности, выбор поставщика, оформление договорных отношений, а также приемку товаров покупателем. Логическим продолжением процесса изучения спро­са, определения потребности и выбора поставщика является оформление договорных отношений между аптекой и поставщи­ком (заключение договора). Наиболее часто аптека заключает с поставщиками два вида договоров: договор купли-продажи; до­говор комиссии.

Содержание и существенные условия указанных видов догово­ров регламентированы ГК РФ.

Главой 30 ГК РФ

Отделения и банкоматы АО «Россельхозбанк»

далее эти документы прикладываются к товарному отчету. Если лекарственные средства поступают в аптеку не в том количестве, которое указано в сопроводительных документах, либо не соответствуют по качеству, в этом случае оформляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара по форме №А-1.2. Акт должен быть составлен в присутствии представителя поставщика лекарственных средств, если по каким либо причинам представитель не может присутствовать при приемке ЛС, тогда приглашаются представители незаинтересованной стороны, которые обязаны иметь удостоверение по форме №А-1.3.

Удостоверение представителя прилагается к акту, который составляется в трех экземплярах: первый экземпляр передается в арбитраж для предъявления иска поставщику лекарственных средств; второй — прилагается к приемному акту и передается в бухгалтерию: третий – передается поставщику лекарственных средств. Если лекарственные средства поступили в аптеку без счета поставщика, то при их приемке оформляется акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика по форме №А-1.4, который составляется в двух экземплярах: первый экземпляр прилагается к отчету материального лица; второй — остается у лица, принимавшего лекарственные средства.

В Методических рекомендациях №98/124 есть специальные документы для оформления закупки лекарственного сырья. Эти документы должны использовать все аптечные учреждения, в том числе и коммерческие.

При приеме лекарственного растительного сырья у населения, необходимо заполнить приемную квитанцию (форма №А-1.5).

Такая квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку сырья, в трех экземплярах: первый экземпляр служит одновременно расходным кассовым ордером, на основании которого из кассы выдаются деньги за сырье; второй — прилагается к отчету материально-ответственного лица; третий — выдается заготовителю.

После приема лекарственного сырья, оно передается на анализ, если анализ положительный, то его нужно принять к учету как товар, при этом, составляется акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья по форме №А-1.6 в двух экземплярах: первый экземпляр служит основанием для принятия к учету сырья как товара и прилагается к товарному отчету; второй — остается в аптечном учреждении.

О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.1.1.2.

При заполнении форм первичных учетных документов движения лекарственных средств и других товарно-материальных ценностей необходимо обеспечить единообразие учета и отчетности в розничных аптечных организациях.1.1.3. Учет движения лекарственных средств, изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции ведется суммарно на основе натуральных измерений (количественных) в денежном выражении в соответствии с действующими приказами и инструкциями, в валюте Российской Федерации.1.1.4.

Формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в розничных фармацевтических (аптечных) организациях.Первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны содержать обязательные реквизиты:- наименование документа;- дату составления документа;- наименование организации, от имени которой составлен документ;- содержание хозяйственной операции;- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;- личные подписи указанных лиц.1.1.5.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.1.1.6.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.1.1.7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, могут быть внесены символы штрихового кодирования.При автоматизированном

Учет движения товара в отделах аптечного предприятия, мелкорозничных аптечных организациях и в аптеке готовых лекарственных форм. 9759+

индивидуальная или попредметная схема: при этой схеме фиксируется каждая единица товара, которая обеспечивается системой штрихового кодирования и автоматизацией процедуры движения товарных единиц; б) натурально-стоимостная: в этом случае фиксируется движение товаров по отдельным наименованиям в натуральном и стоимостном измерителях (предметно-количественный учет ядовитых, наркотических и других медикаментов, этилового спирта); и) стоимостная – при этой схеме фиксируется общий объем товарной массы.

3) Единство оценки товаров при их оприходовании и выбытии. 4) Отчетность о наличии движении товаров материально-ответственными лицами в установленные сроки. 5) периодическая проверка путем проведения инвентаризации.

Товары — часть МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи. Необходимыми предпосылками должного учета и действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:

  1. размещение запасов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их хранению;
  2. наличие должным образом оборудованных складских помещений и материальных комнат;
  3. наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).
  4. установление порядка нормирования расхода отдельных групп запасов;
  5. определение круга лиц, ответственных за приемку, хранение и отпуск МПЗ, а также за правильное и своевременное документальное оформление этих операций; заключение с этими лицами в установленном порядке договоров о материальной ответственности;

Основными хозяйственными процессами, касающимися МПЗ, являются процессы снабжения и расхода.

Процесс снабжения. Подразумевает изучение спроса на товары и материалы, определение потребности, выбор поставщика, оформление договорных отношений, а также приемку товаров покупателем.

Об утверждении Инструкции по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете (с изменениями на 20 июля 1994 года)

Контроль за исполнением приказа возложить на Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР (тов.

Клюев М.А.).Заместитель министраН.М.ШмаковПриложениек приказу Министерстваздравоохранения СССРот 17 ноября 1983 года N 1325УТВЕРЖДЕНОприказом Министерстваздравоохранения СССР17 ноября 1983 года N 1325(с изменениями на 20 июля 1994 года)Первичный учет в аптеках содействует проведению и укреплению хозяйственного расчета, осуществлению контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, обеспечению составления и представления в установленные сроки периодических отчетов и балансов по утвержденным формам, определению результатов социалистического соревнования и росту производительности труда работников аптек.При коллективной (бригадной) материальной ответственности материальная ответственность возлагается на работников аптеки, которые принимают участие в изготовлении, приеме, хранении и отпуске товарно-материальных ценностей и с ними в соответствии с приказом Министерства здравоохранения СССР от 18 декабря 1981 года N 1283 заключаются договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности.В аптеках, где коллективная (бригадная) материальная ответственность не введена, на заведующего аптекой и других материально ответственных лиц возлагается полная материальная ответственность за доверенные им материальные ценности, и с ними заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.В хозрасчетных аптеках учету подлежат: денежные средства, товары, тара, основные средства, малоценный и быстроизнашивающийся инвентарь, строительные материалы и другие ценности, взаимные расчеты, затраты труда и расчеты по заработной плате, личный состав и трудовые книжки и др.

Все документы в аптеках хранятся в специально выделенных шкафах и столах под замком.Ответственность за постановку и ведение первичного учета в аптеке и за сроки представления отчетности в централизованные бухгалтерии вышестоящих аптечных учреждений возлагается на заведующего аптекой.

Методические рекомендации N 98/124 О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно — правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.1.1.2. При заполнении форм первичных учетных документов движения лекарственных средств и других товарно — материальных ценностей необходимо обеспечить единообразие учета и отчетности в розничных аптечных организациях.1.1.3.

Учет движения лекарственных средств, изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции ведется суммарно на основе натуральных измерений (количественных) в денежном выражении в соответствии с действующими приказами и инструкциями, в валюте Российской Федерации.1.1.4. Формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в розничных фармацевтических (аптечных) организациях.Первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственных операций, являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны содержать обязательные реквизиты:- наименование документа;- дату составления документа;- наименование организации, от имени которой составлен документ;- содержание хозяйственной операции;- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;- личные подписи указанных лиц.1.1.5.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.1.1.6.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.1.1.7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, могут быть внесены символы штрихового кодирования.При автоматизированном

Документальное оформление поступления товара

Определяет ответственных за приёмку товара лиц.

Порядок и место приемки товара зависит от способа их получения. Если товары доставляются транспортом поставщика, то приемка по количеству и качеству товаров производится непосредственно в аптеке.

Если аптека сама приезжает за товаром к поставщику, то полная приемка с проверкой количества и качества производится на складе поставщика. Прием товаров отгруженного иногородними поставщиками производится дважды: вначале — экспедитором от транспортной организации, связи по количеству мест и весу брутто (вес с тарой), а затем — в самом предприятии материально-ответственным лицом с полной проверкой их количества и качества. Для получения товара от транспортной организации или поставщика уполномоченному лицу выдаётся доверенность установленного образца.

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия и под роспись выдает получателю. Подписывает доверенность руководитель и главный бухгалтер. Доверенность выдается с указанием срока действия.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых поставок может быть выдана на 1 календарный месяц.

Приём товаров от организации транспорта производится с учетом правил действующих на транспорте и условий договора поставщика по перевозке груза.

Как правило, товар в этом случае принимается по количеству мест и массе брутто, сверка производится по сведениям, указанным в транспортных накладных. По результатам сверки составляется «Акт приёмки товара», при обнаружении недостачи, боя, порчи, брака оформляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёме товарно-материальных ценностей» для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Для предъявления претензий транспортной организации или организации связи, оформляется специальный коммерческий акт в соответствии с правилами, действующими в этих организациях.

Бухгалтерский учет в аптеке

д. Одним из важных вопросов организации учета в ап­течных учреждениях является четкое определение лиц, несущих материальную ответственность за товарно-материальные ценности и денежные средства. Для каждо­го материально ответственного лица устанавливается перечень ценностей, за которые он отвечает, и органи­зуется учет за движением этих ценностей.

Объектами учета в хозрасчетных аптеках являются хозяйственные средства и их составные части, расчеты с различными организациями и лицами, затра­ты труда и расчеты по заработной плате.

Любое поступление товаров и ценностей, а также каждый вид расходования их обязательно сопровож­дается оправдательным документом, который служит основанием для оформления учетных операций. Важным условием точности учета является правиль­ная оценка товаров и ценностей, при оприходовании и списании в расход, для чего необходимо руководство­ваться утвержденными розничными и оптовыми ценами. Лучшей организации учета товарно-материальных цен­ностей способствуют следующие мероприятия: 1) правильное размещение различных групп товаров и материальных ценностей по отделам аптеки с таким расчетом, чтобы можно было легко проверить их при ин­вентаризации; 2) использование в учете единой номенклатуры шиф­ров на товар; 3) документальное оформление каждого поступления и отпуска товарно-материальных ценностей по каждому материально ответственному лицу; 4) применение в крупных аптеках вычислительных машин для механизации учета и отчетности.