Образец служебного письма по новому госту

Образец служебного письма по новому госту

Письма


Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).

  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными.

    В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.

  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения.

    Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.

  • Использование стандартной терминологии.

    Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

  • Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями.

    Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    1. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    2. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
    3. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    4. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.

    Не существует идеальных писем.

    Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

    К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации. Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

    Основные нормы:

    1. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    2. Цвет бумаги: белый.
    3. Дата оформления письма – это дата его подписания.

    Служебное письмо (образец)

    В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства.

    В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

    В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав.

    При этом необходимо учесть следующие моменты:

    • Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
    • Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
    • должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    1. последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
    2. полная информация об адресате;
    3. реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
    4. конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    5. описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    6. ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо.

    Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

    Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:1.
    Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.2.

    Оформление реквизита «Адресат»

    Документ может быть адресован в структурное подразделение организации.

    Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности.

    Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Деловое письмо может иметь несколько адресатов.

    ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита. Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат».

    Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам. Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

    При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

    Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается. Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.
    Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения

    Новый ГОСТ для оформления документов

    Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

    Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст. Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

    1. Заголовка;
    2. Реквизитов;
    3. Данных адресата.

    Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

    1. Соблюдение полей:
    2. Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
    • 10 мм – правое;
    • 20 мм – левое;
    • В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
    • 20 мм – верхнее и нижнее;
    1. Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
    • Межбуквенный интервал – обычный;
    • Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
    • Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
    • Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
    • Единичный пробел между словами;
    • Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;

    При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине.

    Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса. В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

    Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4). Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую

    Образец служебного письма по госту

    7 Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

    8 В письмах используют следующие формы изложения текста:

    1. от первого лица множественного числа (просим направить», «направляем на рассмотрение»);
    2. от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
    3. от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). 9

    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10 Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

    1. письмо оформляется на должностном бланке;
    2. письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

    Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

    В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый». 12 Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации.

    Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 13 Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 14 Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

    Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020

    Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно.

    Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты объединили и исключили В стандарте, действующем до 2020 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два.

    В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя. Новый ГОСТ по делопроизводству.

    Какие реквизиты объединили и разъединили Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24».

    Новый ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов Используйте в работе Внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают.

    Это реквизиты с кодами 15 – «адресат»,16 – «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии». Изменились правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ 2020 в отношении следующих двенадцати реквизитов: 1.

    Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2020 г.

    В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2020.

    2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией.

    Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат.

    Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г. 3. Гриф утверждения документа.

    Согласно требованиям к оформлению документов 2020, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.

    Документооборот. Требования к оформлению документации

    Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

    Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации .

    Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

    Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику. В нем определены понятия, используемые в статье:

    • Реквизит документа — элемент оформления документа.
    • Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
    • Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.

    Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

    Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа.

    Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

    Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

    1. номера страниц;
    2. выравнивание текста;
    3. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
    4. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
    5. абзацный отступ;
    6. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
    7. правила выделения полужирным текстом;
    8. оформление титульного листа.

    Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

    1. отметка об электронной подписи;
    2. гриф ограничения доступа;

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

    1. сообщение о направлении в командировку;
    2. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    3. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
    4. предложение о дополнительном премировании;
    5. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;

    Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

    Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

    1. текст — что необходимо сообщить руководству;
    2. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    3. название документа;
    4. дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка. Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым.

    Но их можно разместить на листе и иначе. На картинке — продольное размещение реквизитов.

    И оба варианта будут правильными. Есть и третий вариант. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели. Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей.

    Правила оформления писем по делопроизводству образец

    В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.

  • Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
  • Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями. В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства.

    В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

    При этом необходимо учесть следующие моменты:

    • Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
    • Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
    • Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    1. последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
    2. полная информация об адресате;
    3. конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    4. ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
    5. описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    6. реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

    Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

    Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем.

    Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил. Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1.

    Новый гост для оформления документов

    Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля. Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

    Применять или не применять гост — решайте сами.

    Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

    Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм.

    Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

    Шрифты рекомендуют такие:

    • Arial, 12, 13.
    • Times New Roman, размеры 13, 14.
    • Verdana, 12, 13.
    • Calibri, 14.

    Или похожие по начертанию и размеру.В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

    Абзацный отступ — 1,25 см.Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.Вот требования к интервалам:

    • Между буквами — обычный.
    • Между словами — один пробел.
    • Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
    • Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.
    • Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
    • Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.

    Минимальные поля для всех документов:

    1. правое — 10 мм;
    2. левое — 20 мм;
    3. верхнее — 20 мм;
    4. нижнее — 20 мм.

    Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться.

    Реквизиты служебного письма

    Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

    1. фамилия и инициалы получателя;
    2. почтовый адрес организации.
    3. должность получателя;
    4. наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
    5. наименование компании;

    Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

    Например: ООО «Елки-Палки» Юридический отдел Москва, улица Зеленая, д. 5 123456 КОПИЯ Генеральному директору ООО «Зеленые ветки» Симакову В.А.

    Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д. 3 198734 После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2020 или 17 мая 2020 г.

    В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания. Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа.

    Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

    Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

    При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса».

    В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного.

    Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе. Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

    Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

    Образец делового письма

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати. Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время.

    Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту. В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы».

    Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.