Номенклатура приемной организации

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации


То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  1. упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  2. облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  3. обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
  4. уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений.

Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы.

Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  • Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  • Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  • Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта.

Номенклатура дел организации

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру.

На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  1. перечень документов,
  2. номер и дата составления,
  3. наименование организации,
  4. подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Второй вариант более удобный, поскольку документ

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

Состоит, как правило, из двух частей:

  1. порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
  2. порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно. Пример 1. Форма номенклатуры дел Заполняем графы номенклатуры дел Графа 1 «Индекс дела».

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р.
А.)». Графа 2 «Заголовок дела».

Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п. Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. от 04.02.2015)

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования.

Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм.
Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадро,. Управление (отдел) капитального строительства и др.При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием.
В таком случае документация соответствующего в примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других.

близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела — с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения — с хозяйственной частью и т.д.

Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится то или иное структурное подразделение вуза.

Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом «Для служебного пользования». Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями

Номенклатура дел от А до Я

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015. Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов: Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь.

Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется.

На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения. Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы.

Минимум информации, которая нужна составителю, следующий: • заголовки дел; • вид носителя каждого дела (бумажный или электронный); • сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены). Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не может владеть этой информацией в полном объеме.

Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве.

Некоторые дела могут быть

Номенклатура дел государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования

Учебно-воспитательная работа Учебная 02.01 Госстандарт Постоянно До введения нового 02.02 Образовательные программы. Учебный план образовательного учреждения Постоянно 02.03 Журнал учета теоретического обучения 5 лет После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости обучающихся 02.04 Журнал учета пропущенных и замещенных уроков 5 лет 02.05 Протоколы заседаний педагогических советов и документы к ним Постоянно 02.06 Расписание занятий 1 год 02.07 Статистические отчеты о работе образовательного учреждения и описательные отчеты к ним Постоянно 02.08 Протоколы заседаний экзаменационных комиссий 75 лет 02.09 Протоколы заседаний предметных и цикловых комиссий, методических объединений педагогов Постоянно 02.10 Семестровые экзаменационные и зачетные листы и ведомости 5 лет 02.11 Семестровые ведомости учета посещаемости занятий студентами 1 год 02.12 Экзаменационные работы студентов 1 год 02.16 Экзаменационные билеты 1 год 02.17 Правила приема студентов в учреждение 3 года 02.18 Положение о приемной комиссии Постоянно 02.19 Протоколы заседаний приемной комиссии 5 лет 02.20 Книга учета бланков и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании 50 лет 02.21 Книга учета бланков и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании с отличием 50 лет 02.22 Алфавитная книга записи обучающихся 50 лет 02.23 Документы к аттестации педагогических работников (протоколы, планы, характеристики) 75 лет Спортивная работа 02.24 Перспективный план работы образовательного учреждения на олимпийский цикл До минования надобности — 02.25 Календарный план спортивно-массовых мероприятий на год (Приложение ) Постоянно 02.26 План проведения тренерских советов Протоколы заседаний тренерских советов Постоянно 02.27 Журналы учета работы тренера.

5 лет 02.28

Как составить номенклатуру дел в организации?

, и в этом случае номенклатура дел понадобится. Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т.

е. формировать собственные архивы.

Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации. Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

  1. ;
  2. .

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику.

Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п.

3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т.

ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней. Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п.

3.4.6 Основных правил работы архивов)

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату. Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации.

Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация. Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале . Утверждение НДО состоит из нескольких этапов.

Так, составленный документ должен быть:

  1. завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  2. подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  3. согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  1. изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
  2. проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье . Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п.

Рекомендуем прочесть:  Как то там кодекс 12 33 коап рф

3.4.9 Основных архивных правил.

Отличный секретарь

Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже.

Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный.

Для тренировки можно начать со своего отдела.

К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата.

Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа. (.xlsx, 11 КБ) (.pdf, 216 КБ) Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения.

Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов.

На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру.

Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании.

Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера. Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех.

Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., уже предусмотрели все, что необходимо для номенклатуры.

Используется именно эта форма: Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.

Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело.

Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.

Типовая номенклатура дел для организации — образец

Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков. Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности.

Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе. Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года.

Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет.

Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть. Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия: Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании.

После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены. Пронумеровать структурные подразделения организации.

Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения. Создать номенклатуру каждого подразделения.

На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура.

О том, как это сделать, будет рассказано далее.

Типовая номенклатура дел

8 9 Приказы по основной деятельности 10 работников 11 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

12 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.

№ 739н 13 14 15 16 Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни Ч. 4, 17 Положение о коммерческой тайне Ст.

10 Закона о коммерческой тайне 18 Ст.

, , , ТК РФ В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  • Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.
  • Переписка по различным вопросам.
  • Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  • Локальные нормативные акты.
  • Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов.

За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.). Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела.

Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации.

Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень.

Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п.

2 ст. 20, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  2. государственные и муниципальные;
  3. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  1. (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  2. примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  3. индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года.

На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются. Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать.

В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться.